Archiwizacja dokumentów - jak to zrobić?

Wszystkie przedsiębiorstwa niepaństwowe oraz państwowe są zobowiązane do archiwizacji całej swojej dokumentacji. Należy archiwizować wszystkie dokumenty, które powstają podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Działalność gospodarcza to tysiące różnych dokumentów, niektóre z nich są tajne. Warto wiedzieć jak dokonywać archiwizacji prawidłowo.

Na czym polega archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja jest procesem umożliwiającym nam trwałe, wieloletnie przechowywanie dokumentów. Niewątpliwie odgrywa ona kluczową rolę, nie tylko w każdym miejscu pracy, ale i również w wielu gospodarstwach domowych. Trudno byłoby wyobrazić funkcjonowanie każdej z tych placówek bez procesu archiwizacji i przechowywania dokumentów. W tym celu używane są często pudełka archiwizacyjne. Archiwizacja ułatwia nam codzienne funkcjonowanie oraz sprawia, że ze spokojem i bez zbędnych zmartwień i straty czasu możemy wykonywać obowiązki, które do nas należą.

Archiwizacja dokumentów w firmie

Archiwizacja dokumentów firmowych często wymaga pudeł archiwizacyjnych, wykonanych z tworzywa bezkwasowego, zapewniającego nam długoletnie przechowywanie bez blaknięcia. Warto wybierać segregatory z mechanizmem dźwigniowym, które są w stanie pomieścić naprawdę duże ilości dokumentów. Swoje zastosowanie w firmach odnajdą koszulki krystaliczne, które umożliwiają nam łatwe kserowanie dokumentów bez konieczności wyjmowanie ich z koszulki.

zobacz fot 2

Dlaczego archiwizacja dokumentów jest ważna?

Dobre uporządkowanie dokumentacji nie tylko zwiększa wygodę i pozwala szybciej wyszukać pożądane akta. Profesjonalna archiwizacja dokumentów pozytywnie wpływa na bezpieczeństwo umów, faktur. Chaos sprzyja zniszczeniu akt lub ich zagubieniu. Takie niedbalstwo w skrajnych sytuacjach może doprowadzić do sytuacji, w której zapłacimy karę pieniężną. Grzywną może być bowiem obarczone przedsiębiorstwo, nieprzestrzegające określonych terminów przechowywania dokumentacji. W nieuporządkowanym zbiorze akt trudno zastosować skutecznie procedury ochrony danych. Dopiero archiwizacja dokumentacji, dzięki podziałowi na kategorie, jest w stanie zabezpieczyć informacje przed wglądem nieupoważnionych osób.

Archiwizacja poprzez profesjonalną firmę

Archiwizację dokumentów najlepiej jest zlecić profesjonalnej firmie zajmującej się tego typu usługami. Specjaliści zarchiwizują dokumenty, wykorzystując nowoczesny system informatyczny z technologią kodów kreskowych. Archiwa te wyposażone są w systemy sygnalizacji ppoż. i wczesnego wykrywania zagrożeń, systemy antywłamaniowe oraz systemy kontroli dostępu do pomieszczeń. Oprócz tego zainstalowane są systemy telewizji przemysłowej oraz rozwiązania kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza. System pozwala na identyfikowanie każdej jednostki, utrzymanie anonimowości pudeł zbiorczych i bezbłędne lokalizowanie obiektów w magazynie. Gromadzi historyczne dane o wszystkich operacjach i osobach je wykonujących oraz posiada mechanizm backup’u danych co ma szczególne znaczenie przy przechowywaniu wrażliwych danych, w tym dokumentacji księgowej lub akt pracowniczych.